Klokkenluidersregeling

 

Inleiding

Kreston Lentink vindt het belangrijk om een deugdelijk integriteitsbeleid te voeren. Een goed klokkenluidersbeleid maakt daar wat Kreston Lentink betreft onderdeel van uit.

 

De ondernemingsraad

De ondernemingsraad heeft met deze regeling ingestemd.

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

1. Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: De afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a lid 2 van de Wet Huis voor Klokkenluiders.
2. Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: De afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a lid 3 van het Huis voor Klokkenluiders.
3. Betrokken derde: Een derde die in een werkgerelateerde context verbonden is met een melder of een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd is verbonden.
4. Bevoegde autoriteit: Een autoriteit die op grond van de wet is aangewezen voor het ontvangen en behandelen van meldingen van een vermoeden van een misstand.
5. Compliance officer: De interne functionaris of diens plaatsvervanger die als zodanig benoemd is door Kreston Lentink om meldingen te ontvangen en te behandelen.
6. Degene die een melder bijstaat: Een natuurlijke persoon die een melder adviseert in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens advisering vertrouwelijk is.
7. Melder: Een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt.
8. Melding: De mondelinge of schriftelijke melding van een vermoeden van een misstand.
9. Externe melding: Een melding aan/bij een persoon of instantie buiten Kreston Lentink, zoals een bevoegde autoriteit.
10. Meldpunt: De organisatie en procedure bij een bevoegde autoriteit voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van informatie over een inbreuk.
11. Misstand: Een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, bij een schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
12. Vermoeden van een misstand: Het vermoeden van een melder, dat binnen de organisatie waarin de melder werkt dan wel heeft gewerkt (of bij een andere organisatie, als de melder door zijn/haar werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen) sprake is van een misstand voor zover het vermoeden is gebaseerd op redelijk gronden. De redelijke gronden vloeien voort uit de kennis die de melder bij zijn/haar werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of andere organisatie.
13. Werkgerelateerde context: Huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten in de publieke of private sector waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling, als zij dergelijke informatie zouden melden.

 

Artikel 2 Informatie en advies

1. Een melder kan bij (een vermoeden van) een misstand contact opnemen met de compliance officer.
2. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om de afdeling van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen. Ook degene die de melder bijstaat of een andere betrokken derde kan bij een vermoeden van een misstand de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen.

 

Artikel 3 Externe melding

1. Een melding kan gedaan worden door een persoon die bij Kreston Lentink in dienst is of was. Daarnaast kan een melding gedaan worden door een sollicitant en een persoon die niet bij Kreston Lentink in dienst is of was, maar die door zijn werkzaamheden wel met de organisatie in aanraking is gekomen.
2. De melder kan op grond van deze regeling betreffende een vermoeden van een misstand:

1. Een interne melding doen bij de compliance officer;
2. Een externe melding doen bij een andere partij, zoals een bevoegde autoriteit (bijvoorbeeld toezichthouders, zoals bij een strafbaar feit de politie) of de afdeling van onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.
   3. Een melder met een vermoeden van een misstand heeft bij de optie 2a de mogelijkheid deze mondeling, per brief of als elektronisch bericht (bijvoorbeeld per e-mail) te melden.
   4. Mondelinge melding bij de compliance officer is mogelijk per telefoon maar ook –op verzoek van de melder- door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn. Een mondelinge melding kan bij de compliance officer worden geregistreerd door:
3. Het maken van een gespreksopname in een duurzame en opvraagbare vorm. Hiervoor is voorafgaande instemming van de melder vereist; of
4. Een schriftelijke weergave van het gesprek, waarbij de melder de gelegenheid wordt geboden om deze weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
   5. Als er sprake is van een strafbaar feit is het dringende advies aan de melder te overwegen eveneens aangifte te doen; dus ook als er daarnaast al een melding is gedaan in het kader van deze regeling.

 

 

 

Artikel 4 Procedure melding

1. Een melding van een vermoeden van een misstand wordt bij ontvangst geregistreerd in een daarvoor ingericht register dat wordt beheerd door de compliance officer. Alleen de compliance officer heeft toegang tot dit register.
2. De compliance officer bevestigt de melding binnen één week na ontvangst aan de melder. De ontvangstbevestiging bevat een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. Daarnaast informeert de compliance officer de melder ook hoe en binnen welke termijn de melding in behandeling wordt genomen. Deze termijn vangt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding aan.
3. De compliance officer informeert de melder schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. Dit doet hij/zij direct nadat het onderzoek ingesteld is.
4. Wanneer geen onderzoek wordt ingesteld, informeert de compliance officer de melder hierover eveneens schriftelijk. Daarbij geeft hij/zij aan om welke reden geen onderzoek wordt ingesteld. Dat kan bijvoorbeeld zijn wanneer op voorhand evident is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand en deze regeling niet van toepassing is.
5. De compliance officer informeert de melder uiterlijk binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding schriftelijk over het standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand en tot welke opvolging de melding en eventueel het interne onderzoek hebben geleid.
6. Wanneer duidelijk is dat de compliance officer door onvoorziene omstandigheden het standpunt niet binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding kan geven, informeert hij/zij de melder daarover schriftelijk. Daarnaast geeft de compliance officer de melder terugkoppeling over de stappen die al zijn gezet en de termijn van de procedure die de melder kan verwachten

 

Artikel 5 Externe melding

1. De melder is niet verplicht om een melding van een vermoeden van een misstand eerst intern of bij de compliance officer te melden. Hij/zij kan daarvan ook direct een externe melding bij een andere instantie doen. De melder kan daarnaast kiezen voor een externe melding wanneer hij/zij:

1. Het niet eens is met het standpunt van de compliance officer; of
2. Van oordeel is dat de melding ten onrechte terzijde is gelegd of onvoldoende onderzocht is; of
3. Niet binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding een standpunt heeft ontvangen over deze melding.
   2. Externe meldingen kunnen gedaan worden bij een bevoegde autoriteit. Bevoegde autoriteiten zijn in elk geval:
4. De afdeling onderzoek Huis voor Klokkenluiders (huisvoorklokkenluiders.nl);
5. De Autoriteit Consument en Markt (ACM) (acm.nl);
6. De Autoriteit Financiële Markten (AFM) (afm.nl);
7. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) (autoriteitpersoonsgegevens.nl);
   3. Op de websites van de bevoegde autoriteiten staat de procedure voor het doen van een externe melding. Ook staat daar hoe de bevoegde autoriteit de melding behandelt en onderzoek verricht.
   4. Indien nodig kan de melder bij de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders informatie inwinnen over het doen van een externe melding en de keuze voor de bevoegde autoriteit.

 

Artikel 6 Vertrouwelijkheid en bescherming tegen benadeling

1. Kreston Lentink garandeert dat voor iedereen die betrokken is bij de melding van of naar het onderzoek naar vermoeden van een misstand, een geheimhoudingplicht geldt.
2. De compliance officer zorgt ervoor dat de informatie over de melding en het onderzoek zodanig wordt bewaard, dat deze fysiek en digitaal uitsluitend toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding en het onderzoek betrokken zijn.
3. De identiteit van de melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de melder kan worden achterhaald, wordt -behoudens wettelijke verplichtingen- door Kreston Lentink of de compliance officer niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder.
4. In afwijking hierop kan (en mag) een compliance officer, in het geval de misstand een strafbaar feit betreft, in verband met de ernst hiervan en/of in verband met gewetensnood van de compliance officer -ná dit te hebben besproken met de melder- besluiten om het bestuur van Kreston Lentink over de misverstand te informeren, ook als het hierbij onontkoombaar of nodig is dat de identiteit van de melder bij het bestuur bekend wordt.
5. Conform de wettelijke voorschriften mag een melder tijdens en na de behandeling van een melding of openbaarmaking van een vermoeden van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat de melder redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist is.
6. Kreston Lentink zal er daarom – voor zover Kreston Lentink daartoe in redelijkheid bij machte is- zorg voor dragen dat een op redelijke gronden gedane melding conform deze klokkenluidersregeling geen nadelige effecten zal hebben voor het functioneren van de melder binnen de accountantsorganisatie, dan wel op zijn/haar carrière.

 

 

 

Artikel 7 Publicatie, rapportage en evaluatie

1. Kreston Lentink draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van Kreston Lentink.
2. Kreston Lentink stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:

1. Informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid en over het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak;
2. Informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever;
3. Algemene informatie over de ervaringen met of en in hoeverre meldingen inderdaad geen negatieve invloed hebben gehad op het functioneren van melders binnen de accountantspraktijk, dan wel voor hun carrière.
4. Informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand en een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever.
   3. Kreston Lentink stuurt het concept voor de rapportage ter bespreking aan de Ondernemingsraad, waarna de rapportage in een overlegvergadering met de Ondernemingsraad wordt besproken.
   4. Kreston Lentink stelt de Ondernemingsraad in de gelegenheid zijn standpunt over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden; de uitvoering van deze regeling en de rapportage kenbaar te maken. De hoogste leidinggevende draagt zorg voor verwerking van het standpunt van de Ondernemingsraad in de rapportage en legt deze verwerking ter goedkeuring aan de Ondernemingsraad voor.

 

Artikel 8 Inwerkingtreding regeling en intrekking vigerende regeling

Deze regeling treedt in werking op 12 februari 2025.

Deze regeling vervangt de geldende klokkenluidersregeling. De oude regeling wordt per 12 februari

2025 ingetrokken.